Vill du ta företaget till andra sidan digitaliseringen innan omvärlden gör det åt dig? Då behöver du tid, strategi, mod och en partner som gör det möjligt.

Varför fortsätta med tidskrävande rutiner vid t.ex. mottagande av leveranser? Det går att få bort all pappershantering och manuella steg med enkla medel och verktyg. Det spar både tid, resurser och ökar precisionen. Idag går det mesta att lösa med digital signering istället för underskrift på papper.

Att införa och bygga ett nytt ledningssystem i företaget tar tid och kräver kunskap. Men det betalar sig relativt omgående genom kostnadseffektivitet och ger ökad vinstmarginal.

- Hela ledningssystemet behöver inte byggas på en gång. Börja med det enkla säger Tony Lundgren, VD på Projektiva. Börja med som ger mest nytta och som är krångligt varje dag, t.ex. leverantörsavtal. Idag kanske de finns både muntligt, på papper och som fil någonstans på någon server. Hur länge gäller de? Vilka avtal finns? Lägg till en funktion i ledningssystemet som ökar autoamatiken genom att t.ex. skicka meddelanden eller aviseringar till en företagsgrupp när avtal går ut. Då ser flera personer det och allt behöver inte hänga på att en specifik medarbetare finns tillgänglig.

För att komma igång behöver man dock en partner i digitaliseringen. Partnern hjälper er igång, och kan visa exempel på hur man gör och kan föreslå bra lösningar. Digitalisering ger en ökad tydlighet, enkelhet och dessutom bättre kundupplevelse av ert företag. Både det egna företaget och kunden tjänar alltså på er digitalisering.

Hur kommer man då igång? Först gör man en analys av verksamheten och vilka processer och arbetsmetoder man har idag. Sedan behöver man bygga en IT-infrastruktur som stöder det digitala ledningssystemet.

“Traditionellt sett har bara de största (digitala) företagen kunnat använda mjukvara i sin produktion, men molnet är en fantastisk möjlighet att förändra hur vi jobbar. Vi har gått från idé till produktion på sju månader. Snittet för industrin brukar ligga på tre-fyra år�?, säger Hugo Nordell, som driver Center of Digital Excellence på Sandvik, till magasinet Computer Sweden.

När infrastrukturen är på plats börjar man lämpligast som sagt med något som är enkelt som en pilot. Ta t.ex. formulär. Hur många olika blanketter och formulär finns det inom företaget? Var finns de? Är de analoga eller digitala? Måste någon skriva under vissa blanketter innan arbetet kan gå vidare till nästa steg? Sitter den personen på kontoret och är ofta upptagen? Med enkla medel kan man snabbt införa en digital metod där plats inte spelar någon roll och alla är nåbara direkt. Skriv upp allt som man vill ha med i sin digitaliseringsresa, och prioritera sedan.

Fortsätt sedan med nästa del i listan och inför en metod för hur man digitaliserar det och lägger till det till ledningssystemet. Kanske är det avtal, personakter eller någon manuell process för ordermottagning. Hur bra skulle det inte vara att slippa personalakter? Samla istället ihop allt som har med en person att göra till personalkort. Med behörigheter går det att styra vem som kan se vad. Alla kanske inte behöver se anställningsavtalet, men däremot komma åt CV?

Låt personalen i företaget medverka i er digitaliseringsresa - Det är vägen till framgång.

Vilken teknik är det som används? Idag är det nästan uteslutande molntjänster. Man kan ha flera olika leverantörer efter behov och bygga sin egen "legolåda". Man behöver absolut inte binda upp sig mot en stor leverantör och uppleva att man sedan "sitter fast". Molntjänster finns för informationsdelning och samarbete online, och även för det lilla företaget är det lämpligt att börja med en enkel molnlösning. Då kan man växa utan att behöva byta plattform. Det finns heller inget företag som är för stort för att använda molntjänster eller att komma igång med sin digitalisering om man ligger efter.

I arbetet behöver efter hand ta fram ett antal policies och analysera hur man uppfyller olika krav. Det kan vara t.ex. GDPR, olika myndighetskrav, avtalskrav eller lagar.

Att ha en partner i sin digitalisering gör att ert företag kan fortsätta fokusera på kärnverksamheten under tiden ledningssystemet växer fram. Partnern löser teknikfrågor och hjälper er med support, oavsett var man är. Med support som tjänst kan också förebyggande arbete göras i bakgrunden som tar bort problem innan de inträffar, t.ex. eliminering av hot.

Och sist men inte minst: Glöm inte säkerheten! Det finns så många aspekter på säkerheten och det behöver man ha med sig genom hela resan. Allt ifrån att all personal har rätt kunskap och använder det skydd som krävs, till skyddsmekanismer i IT-utrustning som t.ex. molntjänster, nätverk, skrivare och datorer.

Projektiva, med bas i Västerås och kontor på flera platser i Mälardalen, har egna säkerhetskonsulter med gedigen erfarenhet inom branschen.

– Många företag och organisationer vill komma igång med sin digitalisering, bland annat för att ny lagstiftning skärper kraven, men även för att bli effektivare. Även små och mellanstora företag har de här behoven, säger Tony Lundgren.

>> Läs mer om digitalisering

Låt Projektiva bidra till din säkra digitalisering!