Projektledning

Projektiva erbjuder många olika typer av tjänster och roller inom projektverksamhet. Projekt kan vara fulla med gropar och hinder på vägen. Otydlig verksamhetsstyrning inom organisationen, otydlig projektledning, dålig kommunikation och bristande förstudier av projektets förutsättningar är några av de vanligaste orsakerna till att många råkar ut för problem. Projektiva ser till att göra projekt både enklare och mindre riskfyllda genom effektiv projektstyrning.

Strategisk projektstyrning

Genomför ni flera projekt och känner att den övergripande kontrollen inte riktigt är som den borde vara?

För att genomföra flera projekt på ett effektivt sätt inom en organisation så krävs det att modeller, verktyg och metodik för detta finns och är känd av alla. Detta gäller såväl den högsta ledningen, stödfunktioner som projektledare och projektmedarbetare. Strategisk projektstyrning, eller styrning av företagets/organisationens projekt, genomförs genom att använda en projektmodell i verksamheten.

Projektmodellen innehåller ett fasindelat aktivitetsflöde med beslutspunkter, roller och mandat, dokumentmallar samt instruktioner för hur olika moment skall utföras.

Stöd för framtagande och införande av projektmodeller

Vi kan stötta ledningen med att driva framtagning och etablering av en projektmodell som är anpassad för verksamheten. Detta kan göras med en befintlig modell, baserad på Projektivas egna generiska modell, eller en helt ny skräddarsydd modell som passar organisationens unika behov. Vi kan också hjälpa er med alla införandeaktiviteter för att säkerställa att modellen börjar användas i organisationen. Exempelvis så kan vi driva ett pilotprojekt, stötta första projekt ut eller följa upp verksamheten under längre period. Vi kan utbilda, hålla i workshops och andra möten samt coacha organisationen.

  • Stöd till ledningen
  • Etablering av projektmodell
  • Etablering av Projektkontor
  • Utbildning
  • Metodstöd
  • Granskning

  • Kvalitetsuppföljning
  • Vidareutveckling av projektmodell
  • Förvaltning av projektmodell

Projektinitiering och förstudier

Inom många organisationer finns en “att göra mentalitet”. Det innebär att man börjar utföra aktiviteter direkt och förlorar därmed betydelsen av att avsätta tid och resurser till att först reda ut fakta. Att komma igång snabbt kan ge ett skenbart intryck av hög produktivitet, vilket invaggar ledningen och andra intressenter i en falsk trygghet som kan bli dyr när problemen dyker upp.

Projektiva erbjuder stöd från att det finns en idé om att starta ett projekt. Vi genomför en nyttoanalys och hjälper ledningen med att ta fram ett Business Case där vi bl.a. klarlägger värdet hos nyttan, de potentiella intäkterna alternativt kostnadsbesparingarna samt de kommande löpande kostnaderna för tillverkning och drift, så att kostnaderna inte blir större än nyttan. Nyttoanalysen skapar ett bra utgångsläge inför fortsatt analys och uppdragsinriktning.

  • Vad ska utföras?

  • Varför ska detta utföras?
  • När ska det utföras?
  • Hur ska det utföras?
  • Vem ska utföra det?

Resultatet av analysen är ett beslutsunderlag inkluderande Business Case, effektmål och uppdragsbeskrivning. Underlaget kan sedan användas av ledningsgruppen, projektägare eller styrgrupp, för beslut om att starta projektet eller inte. Underlaget kan även användas av projektkontor och projektledare för fortsatt planering.

Vid beslut om att starta ett projekt bör en förstudie genomföras baserat på Business Case, mål och uppdragsbeskrivning. Det är normalt projektägaren som ansvarar för detta. Förstudien ligger till grund för projektledaren och resulterar typiskt i ett projektdirektiv, men kan även omfatta offerter eller anbud. Projektiva kan stödja projektägaren, eller utgöra ledningens stöd om projektägare saknas, och ta fram erforderliga underlag som behövs innan projektledare kan påbörja projektplaneringen.

Exempel på underlag som kan tas fram inom ramen för förstudien är

  • WBS för omfattningen av projektet
  • SWOT-analys i samband med nulägesanalys
  • Lösningsförslag viktat med styrning för tid, kostnad och kvalitet
  • Affärsnyttoanalys med stöd av olika metoder

Förstudiens resultat föredras för ledningen, styrgrupp eller annat beslutande forum och sedan kan beslut om fortsättning för projektet tas. I detta skede kan sedan underlaget överlämnas till annan internt anlitad projektledare, alternativt till Projektivas projektledare för fortsatt planering.

Projektledning

Utifrån projektägarens projektdirektiv planerar, leder, genomför och avslutar Projektivas projektledare projekt så att effekthemtagning av resultatet kan ske. Stöd kan även ges i utvalda delar av projektets livscykel.

I samband med arbete i projektet kan vi hjälpa till med riskhantering, kvalitetsstyrning, bemanning och resursanskaffning, projektekonomi, kalkyler, avtal och upphandlingar samt projektadministration.

Exempel på olika moment som vi kan leda eller stödja:

PLANERING

  • Strukturera projekt

  • Ta fram projektplan
  • Bidra med metodstöd för delar av, eller hela projektet
  • Kickoff

  • Leda eller stötta detaljplaneringen av projektet, t.ex. genom att leda workshops för att ta fram WBS, risker och aktiviteter.
  • Ta fram nätplan, milstolpar, tidplan, resursbehov, kostnadsestimat och kostnadsberäkningar samt kostnadsbudget.

GENOMFÖRANDE

  • Leda planerat arbete
  • Hantera ändringar

  • Hantera risker

  • Löpande projektuppföljning av progress
  • Uppföljning av kostnader

  • Rapportering

  • Implementering/införande
  • Överlämning

PROJEKTAVSLUT

  • Utvärdera projektet
  • Skriva slutrapport

  • Ge Feedback

  • Genomföra Kickout
  • Stänga projektet

Projektadministration

Att administrera ett eller flera projekt är en viktig del av projektverksamheten. Om detta inte görs med rätt verktyg, strukturerat och kontinuerligt tappar projektet värdefull tid och kan råka ut för informationsförlust, missade milstolpar eller förseningar.

Projektivas konsulter kan stödja projektägare, projektledare och projektmedarbetare i projekt genom att bidra med metodstöd för hur projektadministrationen skall genomföras, d.v.s. föreslå vilka verktyg och metoder som kan tillämpas. Vid behov kan vi även etablera och konfigurera dessa verktyg. Vi erbjuder dessutom projektadministratörer som stöd till projektledaren och projektet. Våra projektadministratörer har erfarenhet i rollen från flera olika projekt, verktyg och arbetsmetoder. Exempel på arbetsuppgifter som vi kan utföra är:

  • Etablera och konfigurera digitalt projektstöd i form av projektportal
  • Administrera projektportal och projektledningsverktyg
  • Genomföra bokningar och skicka ut kallelser
  • Föra protokoll och distribuera dessa
  • Ansvara för mötesagenda och genomföra möten
  • Ansvara för informationsinhämtning och sammanställa rapporter
  • Stöd med att hålla reda på viktiga milstolpar och leverabler
  • Stöd vid kommunikation med intressenter, t.ex. utskick av information, rapporter och sammanställningar
  • Stöd med tidrapporteringssystem och tidredovisning
  • Stöd med ekonomisystem och ekonomiskt underlag till rapporter
  • Stöd vid fakturering och betalningar
  • Ta emot och informera personal i projektet
  • Agera som biträdande projektledare vid behov